Chuẩn bị thông tin cơ bản cho việc thành lập doanh nghiệp
Trước khi bắt tay vào soạn thảo hồ sơ, các sáng lập viên cần họp lại và thống nhất những thông tin quan trọng làm nền tảng cho việc thành lập công ty. Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là bước đi quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp mới.
Xác định loại hình pháp lý phù hợp
Loại hình doanh nghiệp sẽ quyết định cơ cấu sở hữu, cách thức quản trị, trách nhiệm pháp lý và lợi ích thuế của công ty. Các loại hình phổ biến tại Việt Nam bao gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty TNHH, công ty cổ phần. Điều quan trọng là chọn loại hình phù hợp với tầm nhìn và chiến lược phát triển của bạn.
Khoanh vùng lĩnh vực kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh ảnh hưởng tới loại giấy phép và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy xác định rõ tất cả lĩnh vực mà công ty sẽ tham gia để tránh sai sót khi đăng ký. Tuy nhiên, đừng chọn quá nhiều ngành nếu chưa đủ điều kiện, vì có thể gây khó khăn về mặt pháp lý.
Chọn cái tên thương hiệu
Tên công ty là vũ khí đầu tiên để chiếm lĩnh thị trường, vì vậy hãy chọn một cái tên ngắn gọn, dễ nhớ và không trùng lặp. Bạn có thể tra cứu trên cổng đăng ký quốc gia để tránh trùng tên. Một cái tên hấp dẫn sẽ giúp công ty của bạn gây ấn tượng ngay từ những ngày đầu.
Xác định địa chỉ trụ sở chính
Chọn một địa chỉ trụ sở hợp pháp và dễ tiếp cận là điều kiện bắt buộc. Hãy tránh sử dụng nhà ở để làm trụ sở công ty để không gặp vấn đề về sau. Địa chỉ nên nằm ở vị trí thuận lợi, gần trung tâm để tiện giao dịch và quản lý.
Liệt kê các chủ sở hữu công ty
Chuẩn bị danh sách đầy đủ các thành viên/cổ đông sáng lập công ty cùng với số vốn góp và tỷ lệ sở hữu tương ứng. Việc này sẽ xác định cơ cấu quyền lực và quyền lợi trong công ty. Thành viên góp nhiều vốn nhất thường sẽ có ảnh hưởng quyết định.
Xác định mức vốn điều lệ
Vốn điều lệ quy định số vốn mà các thành viên cam kết đóng góp cho doanh nghiệp. Mức vốn này sẽ quyết định mức đóng lệ phí môn bài hàng năm cũng như uy tín ban đầu của công ty với nhà đầu tư và đối tác.
Chỉ định người đại diện theo pháp luật
Cuối cùng, hãy chỉ định người đại diện pháp nhân của công ty, đây có thể là một trong các chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền. Người này sẽ đại diện công ty trong mọi giao dịch và ràng buộc pháp lý.
Với những bước chuẩn bị cơ bản này, các nhà sáng lập sẽ sẵn sàng bước vào giai đoạn soạn thảo hồ sơ để đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Sự chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro và tồn tại lâu dài.
Soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty
Sau khi đã thống nhất được các thông tin cơ bản ở giai đoạn 1, việc tiếp theo là lập hồ sơ đầy đủ để nộp đơn thành lập doanh nghiệp. Hồ sơ này sẽ bao gồm các tài liệu chính thức theo quy định của pháp luật để chứng minh tư cách pháp lý của công ty.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Đây là văn bản quan trọng nhất, bao gồm thông tin cơ bản về công ty mới như tên gọi, địa chỉ, lĩnh vực kinh doanh và đề nghị chính thức việc đăng ký thành lập. Giấy đề nghị phải được lập đúng theo mẫu quy định và kèm theo ảnh chân dung, chữ ký mẫu của người đại diện pháp luật.
Điều lệ công ty
Điều lệ là bản thỏa thuận nội bộ giữa các thành viên, quy định rõ ràng về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các bên, nguyên tắc hoạt động và cơ chế giải quyết tranh chấp. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành một cách minh bạch và hiệu quả.
Giấy tờ của các thành viên góp vốn
Chuẩn bị đầy đủ bản sao công chứng các giấy tờ tùy thân của các thành viên sáng lập như chứng minh nhân dân/căn cước, hộ chiếu. Đối với thành viên là tổ chức, cần bổ sung thêm giấy tờ pháp lý liên quan. Tất cả góp phần xác minh nguồn gốc và tư cách pháp lý của những người đứng sau doanh nghiệp mới.
Danh sách thành viên/cổ đông
Nộp bản liệt kê đầy đủ danh tính, số vốn góp và tỷ lệ sở hữu của tất cả các thành viên sáng lập. Đây là căn cứ để xác lập cơ cấu quyền lực và lợi ích ban đầu trong doanh nghiệp.
Tài liệu khác nếu có yếu tố nước ngoài
Nếu công ty có yếu tố nước ngoài (vốn, thành viên,…) sẽ cần thêm các tài liệu xác minh nguồn gốc và tư cách hợp pháp của phía nước ngoài. Giấy tờ này cần được công chứng, hợp pháp hóa lệnh sự.
Giấy ủy quyền nếu cần
Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp lý chính, cần chuẩn bị bản ủy quyền hợp lệ để đảm bảo tính pháp lý của quá trình thành lập.
Lưu ý, nếu công ty đăng ký kinh doanh có điều kiện, sẽ cần bổ sung các loại giấy phép chuyên ngành tương ứng. Điều quan trọng là đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và hợp pháp của các loại giấy tờ. Bạn cũng nên tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý để đảm bảo không bị thiếu sót.
Sau khi hoàn tất hồ sơ đầy đủ, bước tiếp theo là nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký kinh doanh để tiến hành các thủ tục chính thức mở công ty. Giai đoạn này đòi hỏi sự cẩn trọng và chỉn chu để đảm bảo mọi thủ tục được diễn ra thành công.
Nộp hồ sơ và đăng ký thành lập doanh nghiệp
Sau khi đã hoàn tất bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp đầy đủ và chính xác, bước tiếp theo là nộp hồ sơ và hoàn thiện các thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Xác định cơ quan đăng ký kinh doanh
Đầu tiên, cần xác định rõ cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thành lập doanh nghiệp của bạn. Thông thường đây là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nếu dự kiến hoạt động tại TP.HCM, bạn sẽ nộp hồ sơ cho Sở KH&ĐT TP.HCM.
Hình thức nộp hồ sơ
Có hai hình thức nộp hồ sơ chính: trực tiếp hoặc online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nộp trực tiếp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gốc và bản sao công chứng. Với hình thức online, bạn scan và tải lên các giấy tờ theo hướng dẫn.
Nộp phí và lệ phí
Cùng với hồ sơ, bạn cần nộp phí đăng ký thành lập DN mới (50.000 đồng) và lệ phí công bố thông tin DN trên Cổng thông tin quốc gia (100.000 đồng). Mức phí này có thể thay đổi nên tốt nhất hãy tham khảo trước.
Nhận Giấy chứng nhận ĐKKD
Sau 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp mới của bạn. Khi nhận được Giấy chứng nhận là bạn đã hoàn tất xong quá trình thành lập doanh nghiệp.
Công bố thông tin doanh nghiệp
Đồng thời với việc cấp Giấy CNĐKKD, cơ quan ĐKKD cũng sẽ công bố thông tin về doanh nghiệp của bạn lên Cổng thông tin quốc gia để công khai với cộng đồng. Đây là bước cuối cùng để doanh nghiệp được cấp phép hoạt động chính thức.
Một vài lưu ý khác
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi kèm theo hướng dẫn cụ thể.
- Trường hợp bị từ chối, cơ quan phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Sau khi có Giấy CNĐKKD, bạn mới chính thức hoạt động được và thực hiện các nghĩa vụ với cơ quan thuế, bảo hiểm,…
Quy trình đăng ký tại giai đoạn 3 tương đối đơn giản nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ giai đoạn trước. Khi tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp của bạn sẽ mau chóng được cấp phép hoạt động hợp pháp để tiến vào giai đoạn triển khai kinh doanh.
Làm con dấu
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp của bạn đã chính thức được thành lập. Tuy nhiên vẫn còn một số thủ tục cần hoàn thiện, đặc biệt là làm con dấu pháp nhân để đóng dấu trên các văn bản, hợp đồng chính thức.
Thiết kế mẫu con dấu
Trước tiên, bạn cần thiết kế mẫu con dấu theo đúng quy cách. Con dấu phải thể hiện những thông tin: Tên đầy đủ của doanh nghiệp, mã số thuế, và khẩu hiệu nếu có. Bạn có thể tự thiết kế hoặc nhờ cơ sở khắc dấu thiết kế theo yêu cầu.
Một số quy định về con dấu cần lưu ý:
- Chữ trên dấu phải rõ ràng, không quá nhỏ.
- Chất liệu chủ yếu là cao su hoặc hợp kim đồng đỏ.
- Kích thước thường từ 3,5 – 4,5cm.
- Con dấu phải được đăng ký mẫu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khắc và đăng ký con dấu
Mang thiết kế mẫu dấu đã hoàn thiện cùng bản sao Giấy CNĐKKD đến các cơ sở khắc dấu uy tín để đặt làm con dấu. Sau khi nhận được con dấu, bạn phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu với cơ quan công an theo quy định để đảm bảo tính pháp lý.
Các thủ tục quan trọng sau khi thành lập công ty
Sau khi hoàn tất các giai đoạn đăng ký và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, công ty của bạn đã chính thức được thành lập và có thể bắt đầu hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn còn một số thủ tục pháp lý quan trọng cần được thực hiện để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động thuận lợi và minh bạch.
Treo biển hiệu công ty
Ngay sau khi nhận được giấy phép, việc đầu tiên cần làm là treo biển hiệu công ty tại địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký. Biển hiệu phải thể hiện rõ tên đầy đủ, mã số thuế và địa chỉ của doanh nghiệp theo đúng quy định về kích thước và vị trí đặt. Đây không chỉ giúp khách hàng dễ dàng nhận diện mà còn thể hiện tính minh bạch của doanh nghiệp.
Đăng ký thuế và hoàn thiện nghĩa vụ với cơ quan thuế
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất khi mới thành lập công ty là hoàn thành các nghĩa vụ thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Bạn cần:
- Nộp tờ khai đăng ký thuế và lựa chọn hình thức kê khai, nộp thuế phù hợp
- Nộp lệ phí môn bài hàng năm theo quy định
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn cho khách hàng
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp)
Không hoàn thành các nghĩa vụ thuế đầy đủ, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu nhiều rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc tạm ngừng hoạt động.
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và chữ ký số là công cụ không thể thiếu để giao dịch điện tử và quản lý tài chính hiệu quả. Bạn cần:
- Mở ít nhất 1 tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để giao dịch tiền tệ
- Đăng ký sử dụng chữ ký số của người đại diện pháp luật để ký tài liệu điện tử như hóa đơn, tờ khai thuế,…
Lấy các loại giấy phép kinh doanh có điều kiện
Đối với một số ngành nghề đặc thù như hàng nhập khẩu, thực phẩm, dược phẩm, giáo dục,… công ty còn phải xin cấp các loại giấy phép đặc biệt từ Bộ, ngành liên quan mới được phép hoạt động. Ví dụ giấy phép lưu hành tự do, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, Giấy phép thành lập cơ sở giáo dục,…
Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán
Ngay từ khi bắt đầu hoạt động, công ty cần xây dựng ngay một hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ để ghi chép lưu trữ các nghiệp vụ phát sinh. Việc này sẽ giúp công ty có cơ sở dữ liệu để báo cáo tài chính, quyết toán thuế đầy đủ với cơ quan nhà nước định kỳ. Bạn có thể tự lập hoặc thuê dịch vụ kế toán trọn gói.
Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ
Để vận hành trơn tru và đồng bộ, công ty cần phải xây dựng các quy chế, quy định quản lý nội bộ ngay từ đầu như quy chế tài chính, lao động, thưởng phạt… Việc này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, có kỷ cương và phát triển bền vững.
Tuyển nhân sự và tham gia bảo hiểm
Tùy theo quy mô và lĩnh vực, công ty cần đánh giá về việc tuyển dụng nhân lực phù hợp. Đối với các nhân sự chính thức, doanh nghiệp phải đóng đầy đủ các loại bảo hiểm cho người lao động theo quy định của pháp luật.
Với những thủ tục quan trọng này, công ty của bạn đã có thể chính thức đi vào hoạt động lâu dài, tuân thủ các quy định của pháp luật về quản trị doanh nghiệp, thuế, lao động và bảo hiểm. Bằng cách hoàn tất đầy đủ, doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả và minh bạch, tránh được rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín với khách hàng và đối tác. Bạn có thể tự thực hiện hoặc thuê dịch thành lập công ty giá rẻ tại Gia Lai của Tax Edu
